Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

[à compléter avant le lancement] ([à compléter avant le lancement]) exploite Formamigo et est responsable du traitement de vos données personnelles. Pour toute question sur vos données, écrivez à [à compléter avant le lancement].

2. Les données que nous traitons

• Les documents que vous importez, les réponses qui y sont écrites et les images que vous y placez (comme une signature ou une photo).
• Vos messages dans le chat et vos réponses saisies. Les formulaires demandent souvent des informations d'identité, d'adresse, fiscales, familiales ou d'immigration. Certains demandent aussi des catégories particulières de données, comme la santé, la religion ou l'origine ethnique. Nous ne demandons que ce dont le formulaire a besoin.
• Informations enregistrées (mémoire), seulement si vous activez la mémoire : les informations que vous choisissez de garder pour vos prochains formulaires.
• Données du compte : votre adresse email, vos sessions de connexion et vos crédits.
• Connexion avec Google, uniquement si vous choisissez « Continuer avec Google » : Google nous transmet votre nom, votre adresse email et votre photo de profil. Nous ne conservons aucun jeton d’accès Google et n’accédons jamais à votre compte Google.
• Historique des commandes : numéro de commande, pack et montant. Nous ne recevons jamais les données de votre carte.
• Données de sécurité : une empreinte salée de votre adresse IP et le nombre d'imports et de messages, pour appliquer les limites quotidiennes et prévenir les abus.
• Journaux techniques : notre hébergeur enregistre l'adresse IP, l'heure et la page de chaque requête, pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service.
• Statistiques d'utilisation : pages visitées (comptées sans cookies) et étapes comme l'import, le chat, le paiement et le téléchargement, liées à un numéro de document aléatoire. Elles ne contiennent jamais le contenu des documents, le texte du chat, des noms ou des adresses email. Nous comptons aussi le travail de l'IA par document (uniquement des nombres) pour garder des prix justes.

3. Pourquoi nous les utilisons (bases légales)

• Pour remplir vos formulaires, gérer votre compte et vous livrer ce que vous avez payé : exécution d'un contrat (RGPD, art. 6, par. 1, b).
• Les catégories particulières de données d'un formulaire (comme la santé ou la religion) ne sont traitées que pour remplir le formulaire de votre choix, avec votre consentement explicite (art. 9, par. 2, a), que vous donnez en commençant à le remplir et pouvez retirer en supprimant le document.
• Pour retenir vos informations pour vos prochains formulaires : votre consentement (art. 6, par. 1, a), que vous pouvez retirer à tout moment en désactivant la mémoire.
• Pour assurer la sécurité du service, prévenir les abus et comprendre son utilisation, sans contenu ni cookies : intérêt légitime (art. 6, par. 1, f).
• Pour conserver l'historique des commandes à des fins fiscales et comptables : obligation légale (art. 6, par. 1, c).

Le retrait du consentement n'affecte pas le traitement effectué avant ce retrait.

Vous n'êtes pas obligé de nous donner des données. Sans vos réponses, le formulaire reste vide, et sans adresse e-mail vous ne pouvez ni créer de compte ni acheter de crédits.

4. Traitement par IA

Pour lire le formulaire et préparer les réponses, le PDF, les questions du formulaire et vos messages sont envoyés à notre fournisseur d'IA, Mistral AI (France). Il ne les traite que pour nous répondre, ne les utilise pas pour entraîner ses modèles et les supprime juste après avoir répondu ou, s'il les garde brièvement pour détecter les abus, sous 30 jours. La section 6 explique comment vos données sont protégées si le fournisseur est hors de l'UE.

La détection des espaces vides sur les formulaires imprimés s'exécute sur nos propres serveurs. L'IA propose des réponses ; vous les vérifiez avant de télécharger. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise automatiquement.

5. Durée de conservation

• Documents sans compte : 7 jours après l'import.
• Documents dans un compte : 30 jours après votre dernière activité sur eux. Vous pouvez supprimer un document plus tôt avec « Supprimer maintenant ».
• Informations enregistrées : jusqu'à ce que vous les supprimiez, que vous désactiviez la mémoire en les supprimant, ou que vous supprimiez votre compte.
• Compte : jusqu'à sa suppression. L'historique des commandes est ensuite conservé sans votre email aussi longtemps que la loi fiscale l'exige.
• Données de sécurité : 30 jours. Comptage du travail de l'IA par document (uniquement des nombres) : 365 jours.
• Journaux techniques : 30 jours au maximum.

6. Avec qui nous les partageons

Uniquement avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner Formamigo, dans le cadre de contrats de sous-traitance :

• Hébergement et stockage : Hetzner Online GmbH (Germany), dans l'UE.
• Traitement par IA : Mistral AI (France).
• Emails de connexion : Brevo (France).
• Connexion facultative : Google (Google Ireland Limited), uniquement si vous choisissez « Continuer avec Google ».
• Statistiques d'utilisation : PostHog (EU Cloud, Frankfurt).

Les paiements sont gérés par Paddle (Paddle.com Market Ltd, United Kingdom), qui agit en tant que revendeur officiel (merchant of record) et est responsable de vos données de paiement en tant que responsable de traitement indépendant ; consultez sa propre politique de confidentialité. L'UE reconnaît que le Royaume-Uni protège les données de manière adéquate. Lorsqu'un autre prestataire traite des données hors de l'UE, le transfert est encadré par le cadre de protection des données UE-États-Unis ou par les clauses contractuelles types de l'UE. Nous ne vendons jamais vos données.

7. Vos droits

Vous pouvez accéder à vos données, les rectifier ou les supprimer, en recevoir une copie, demander la limitation du traitement, vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime et retirer votre consentement à tout moment. La suppression des documents, des informations enregistrées et du compte est disponible directement dans votre compte ; pour le reste, écrivez à [à compléter avant le lancement]. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons sous un mois ou, si une demande complexe nécessite jusqu'à deux mois de plus, nous vous le disons dans ce délai.

Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de l'autorité portugaise de protection des données, la CNPD.

8. Sécurité

Les connexions sont chiffrées (HTTPS). Les informations enregistrées sont chiffrées dans notre base de données. L'accès aux systèmes est limité à ce qui est nécessaire au fonctionnement du service, et nous n'écrivons jamais le contenu des documents ni les réponses dans nos journaux. Si une violation de données vous expose à un risque, nous vous prévenons sans délai.

9. Âge

Vous devez avoir 18 ans ou plus pour créer un compte ou payer. Les parents et tuteurs peuvent remplir des formulaires pour leurs enfants.

10. Modifications

Si nous modifions cette politique de manière importante, nous l'indiquerons sur le site, et par email si vous avez un compte, avant que la modification ne s'applique.